David JP Phillips har haft presentationsteknik som yrke i 15 år. Idag driver han utbildnings- och konsultföretaget Presentationsteknik.com med sex anställda. Hans TED X-föreläsningar har setts av miljoner och gjort honom till en internationell auktoritet i ämnet.
– Allt började när jag som 16-åring fick en bok av Sartre av min mamma. Den väckte ett närmast absurt intresse för människan och hennes drivkrafter. Jag läste allt jag kom över om neurokognitiv psykologi och sådana saker. Som 18-åring köpte jag sedan en EEG-maskin för att ta reda på om det går att mäta effekten av olika budskap i mottagarens hjärna. Idag äger jag två EEG-maskiner och jag har fortsatt att studera och utveckla olika presentationstekniker från ett analytiskt perspektiv.
Kan alla lära sig att bli bra presentatörer?
– Jag har ännu inte stött på något hopplöst fall. I grunden handlar det om att tillägna sig ett antal tekniker. Som med allt annat gör man det bäst genom träning. Vill man bli riktigt bra på att kommunicera är en bra metod att träna i vardagliga situationer. Testa till exempel olika kommunikativa tekniker när du träffar kollegor vid kaffemaskinen. Vad händer om du levererar det du säger med ett stort leende? Sådana experiment ger insikter.
– De i vår omgivning som vi uppfattar som duktiga på att berätta och leverera muntliga budskap är ofta sådana som har fått med sig kunskapen genom att träna mycket. De har kanske vuxit upp i hem där föräldrarna har pratat mycket och uppmuntrat barnen att göra det också. Andra kan ha fått rollen som klassens clown i skolan och utvecklat egenskapen på så sätt, säger David JP Phillips.
Hur ska man närma sig uppgiften om man ska göra en presentation?
– Du ska börja med att fråga dig varför någon ska lyssna på det du ska framföra. Varför ska de investera sin tid på att lyssna? Har du inget bra svar ska du inte hålla någon presentation. Och det första svaret du kommer fram till ska du i nio fall av tio kasta och fundera vidare. Det är nästan alltid relaterat till din egen nytta. Det gäller att hitta det varför som på allvar tar fasta på mottagarnas behov.
– Sedan ska du fundera över retorikens gyllene triangel – etos, logos och patos. Eller trovärdighet, förnuft och känsla. Och av de hörnstenarna är kanske patos den allra viktigaste. Du kan vara hur trovärdig som helst, och det du säger kan vara både logiskt och förnuftigt, men lyckas du inte skapa en känsla kommer du aldrig att göra verklig skillnad. Hans Rosling var väldigt duktig på det. Eller ta en sådan som Elon Musk, som vill göra människan till en interplanetär varelse och får tårar i ögonen när han pratar om vad han vill åstadkomma. Det är klart att människor vill dela hans visioner. De handlar ju om något annat än att bara tjäna pengar, säger David JP Phillips.
Hur ska man ställa sig till Powerpoint?
– Det är ett fantastiskt hjälpmedel när det används rätt, nämligen till att förenkla och förtydliga. Problemet är att många tänker: presentation, okej då sätter jag mig vid en Powerpoint och kör igång. Men så funkar det inte. Powerpoint är ett av många verktyg i lådan. Använd det som en krydda och fyll på med andra som whiteboard, rekvisita och kanske en bikupa med deltagarna i smågrupper mot slutet.
– Det man inte ska göra är att överlasta sina Powerpoints. Då förvirrar de istället för förenklar. Håll dem korta. Max fem rubriker på en slide om du pratar samtidigt. Men det allra bästa är att prata fritt från hjärtat. Gör du det och sätter 95 procent av det du ska säga är det bättre än att använda Powerpoint och sätta 100.
Vilka är de största fallgroparna för en presentatör?
– Det finns mycket som kan gå fel, men i huvudsak kan man skilja ut tre orsaker. Den första är att du inte är tillräckligt förberedd. Ett vanligt misstag är till exempel att du känner din målgrupp för dåligt. Du vet för lite om vilka de är, vad de är intresserade av och vad som håller dem vakna om nätterna. Det andra är att du dränker åhörarna med för mycket information. Du kan ju ditt ämne och sitter på massor av information. Men allt är inte relevant för dem som lyssnar. Det gäller att sovra och fokusera på det verkligt viktiga. Annars skapar du bara förvirring.
– Den tredje anledningen till att du misslyckas är helt enkelt att du är tråkig. Om någon ska orka ta till sig det du säger måste du väcka intresse och visa att du tror på det – genom att variera rösten, med ditt kroppsspråk och dina ögon. Är du inte entusiastisk kan du heller inte förvänta dig att dina åhörare ska bli det.
Enkel manual för presentationen
Innehåll – tänk på:
-
Att variera hjälpmedel. Omväxling piggar upp. Så gå inte i fällan att köra Powerpoint hela tiden. Variera med whiteboard, rekvisita och kanske någon gruppövning. I många fall klarar du dig faktiskt utan den där Powerpointen.
-
Att alltid identifiera ditt varför. Varför ska åhörarna ta till sig det du säger? Vad är det i ditt budskap som angår dem? Har du inga bra svar på de frågorna är du illa ute.
-
Att spika inledning och avslutning. Gör du det är mer än hälften vunnet. Tänk på att det du har mycket kort tid på dig att övertyga dina åhörare om att det här är något de vill lyssna på.
Innehåll – undvik:
-
Att använda förminskande ord. Säg inte ”här kommer en liten presentation”, eller ”jag ska försöka visa”, eller ”jag tror att det kan vara till nytta”.
-
Att komplicera dina Powerpoints. Du vill att dina åhörare både ska vara vakna och förstå.
-
Att bli fast i manus. Att tala fritt från hjärtat är så mycket mer effektivt och ger större trovärdighet än att läsa från Powerpoints eller anteckningar även om du inte sätter riktigt 100 procent av det du tänkt säga.
Leverans – tänk på:
-
Att ditt ansiktsuttryck och din mimik ska matcha det du säger.
-
Att understryka det du säger med gester. Är något stort, eller litet, visa med händerna.
-
Att din kroppsvinkel indikerar ditt intresse för den du talar med eller till. Så vinkla kroppen mot dina åhörare. Alltför många presentatörer vinklar kroppen in i väggen eller Powerpointen.
Leverans – undvik:
-
Att ge ifrån dig mellanljud som ”eeh” ööh” eller liknande. Det tar fokus från ditt innehåll.
-
Att prata för fort. Gör du det signalerar du att du helst vill vara någon annanstans och snabbt vill komma därifrån.
-
Att stänga kroppsspråket. Lägg inte armarna i kors och undvik fikonlövspositionen. Ett öppet kroppsspråk signalerar intresse för åhörarna och att du vill inkludera dem i det som händer.