Informationsflödet tätnar, och samtidigt blir organisationerna allt mer slimmade. Inte så konstigt att att göra-listan på jobbet blir längre för varje dag. Nya punkter kommer till i högre takt än utförda uppgifter bockas av. Frustrerande förstås, men också hämmande för produktiviteten i företag och organisationer. För att inte tala om att det är en påtaglig hälsorisk. Mellan 2013 och 2017 ökade antalet stressrelaterade sjukskrivningar med inte mindre än 75 procent.
Omvärldsrelaterade faktorer kan det vara svårt att göra något åt, och kanske har du heller inte möjlighet att påverka personalbemanningen på din arbetsplats. Däremot kan alla ta kontroll över sin tid och aktivt välja hur vi använder den. Om vi lyckas med det kan vi både reducera stress och få mera gjort. Det menar effektivitetskonsulten Mansur Köyluoglu. Han har tillägnat sig sina erfarenheter den hårda vägen. På ett av sina första jobb fick han för dryga tio år sedan både smartphone och bärbar dator och kunde plötsligt jobba hur mycket som helst. Det blev ofta 14 timmar om dagen eller mer. Ett tempo som snabbt straffade sig. Akut sömnbrist ledde till att Mansur somnade bakom ratten och körde in i motorvägens mitträcke.
– Jag fick en tankeställare. Min lösning var att säga upp mig. Sjukskrivning var inget alternativ eftersom jag inte erkände att jag hade gått in i väggen. Men på nästa jobb halkade jag snart in i samma mönster. Jag jobbade i stort sett alla dygnets vakna timmar. Till slut höll det inte längre. Jag insåg att jag var tvungen att ta kontrollen över mitt liv och min tid, berättar Mansur.
Idag driver han Effektivitetsverket AB. Tillsammans med tre anställda hjälper han människor använda sin tid mer effektivt.
Hur ser ett typiskt scenario ut när någon anlitar er?
– De berättelser vi möter har väldigt mycket gemensamt. Det handlar om utmaningen att leverera på topp på jobbet och samtidigt få privatlivet att fungera. Marginalerna är väldigt små. Kommer det en arbetstopp eller någon speciell händelse på det personliga planet kan det räcka för att ställa till det ordentligt, säger Mansur och fortsätter:
– En generell iakttagelse är att många saknar grundläggande kunskaper om hur de kan använda digitala verktyg för att planera och organisera sin tid. De har ofta tillgång till fina datorer och avancerade system, men utnyttjar bara en bråkdel av de möjligheter det finns i verktygen. Förvånande ofta är det fortfarande post it-lappar och fullskrivna kollegieblock som gäller. Precis som på 1990-talet. Men till skillnad från då har de inte fem arbetsuppgifter per dag att utföra. Idag är det ett konstant inflöde.
Hur ska jag tänka om jag vill ta kontroll över min tid?
– Ett första steg är att kartlägga vad du gör och eliminera onödiga och störande moment. Om pushnotiser i mobilen och inkommande mail skapar avbrott i ditt flow när du jobbar är det klokt att stänga av notiserna. Och mailen kan du hantera med vissa tidsintervall som du väljer själv.
– Det absolut viktigaste är att du hittar en arbetsrutin där du inte är händelsestyrd. Väldigt många går till jobbet och tänker att idag ska jag göra det här och det här. Men redan efter att de kommit på plats och öppnat inkorgen låter de inkorgen styra. De tar hand om de snabba sakerna istället för de stora, viktiga och långsiktiga uppgifterna. Det fungerar inte i längden. Framgång kommer aldrig av att beta av smågrejer utan av att agera långsiktigt och strategiskt, säger Mansur Köyluoglu.
Hur mycket tid finns det att vinna på att ta kontroll över sin tid och kalender?
– Går jag till mig själv skulle jag säga att jag har frigjort fyra timmar per dag. Tidigare jobbade jag 12-13 timmar, nu får det räcka med åtta-nio. Ändå hinner jag med fler saker. Vi har också ställt den här frågan till dem som genomgått vara utbildningar. Där blir svaret i genomsnitt en timme per arbetsdag i effektivitetsvinst. Och det gör faktiskt stor skillnad.
Nyckeln heter prioritering
Jeanette Persson driver företaget Effektiva Arbetsvanor med bas i Simrishamn. I 20 års tid har hon hjälpt kunder runt om i Sverige att få kontroll över sin arbetssituation.
– Nyckeln är att prioritera. Allt är inte lika viktigt och brådskande samtidigt. Det gäller att ta ställning till vad som behöver göras först och vad som kan vänta. Problemet är att alltför många undviker att fatta de besluten. De har sin planering i huvudet. Då är det väldigt svårt att få den överblick som krävs, något som också framkallar stress.
– Att skapa struktur är inte så komplicerat om du bara tar tag i det. Planering är lite svårare. Den vanligaste fällan att göra önskelistor istället för att planera tiden realistiskt. Lägg sedan lite tidsoptimism på det så är du halvvägs in i väggen.
Vilka är de största tidstjuvarna?
– E-posten är den ena. Där gäller det som så ofta annars att ta beslut. När du första gången öppnar ett mail ska du bestämma vad du ska göra med det. Ska det in i kalendern för åtgärd, ska det sorteras in i en mapp för att sparas? Eller behöver du besvara det direkt, så gör det. Skjut inte upp beslutet, för du får inte mer tid senare – bara en massa nya mejl.
– Möten är den andra stora tidstjuven. De allra flesta är överens om att det är för mycket möten. Det bästa är om företaget kan anta en strikt mötespolicy. Det gäller att tänka till om mötet verkligen är nödvändigt. Att det har ett klart syfte och en spikad agenda bör vara grundkrav. Och ska ett möte hållas ska alla komma i tid. Att sitta och vänta på kollegor som inte håller tiden kostar pengar och skapar irritation, säger Jeanette Persson.
5 tips – så blir du effektivare på jobbet
Minimera störande avbrott
Reflektera över vilka faktorer som stör dig mest under arbetsdagen, som avbryter dig i ditt flow och förflyttar fokus från det du håller på med. Eliminera sedan alla faktorer du själv kan styra över. Stäng till exempel av push-notiserna i mobilen och datorn. Och avaktivera signalen för inkommande mail. E-posten kollar du när du själv har bestämt.
Ta kontroll över din e-post
Se till att tömma din inkorg helt på en bestämd tid varje dag. Ta beslut! Svara? Gör det i så fall direkt. Kasta? Arkivera? Skapa en ny uppgift? Samma sak där. Gör det direkt. Spara inga mail i inkorgen för att ta beslut senare. Du har inte mer tid över då. Och beslutet blir inte enklare.
Prioritera
Samla allt som ska göras i en lista – helst digitalt. Prioritera sedan utifrån vad som är viktigast snarare än vad som är mest bråttom. Bara för att en sak är någons bråttom är det inte säkert att det är viktigt.
Använd tekniken
Lär dig att behärska alla funktioner i Outlook (eller den e-postklient du använder) för att styra och få överblick över din tid och dina arbetsuppgifter. Om du använder tekniken till påminnelser och struktur slipper du hålla allt i huvudet och undviker stress. Hjärnan behöver du till så mycket annat och viktigare.
Lyft blicken
Avsluta varje arbetsdag med att göra en statusavstämning. Vad har jag gjort, vad återstår att göra? Var står jag? Vart är jag på väg? På så sätt får du ökad kontroll och reducerar stress. Och du vet hur du ska lägga upp nästa arbetsdag eller nästa arbetsvecka.