Bakgrunden till att många av oss har svårt att säga nej handlar om ren utvecklingslära. Att skapa meningsfulla relationer är något vi har varit beroende av sedan urminnes tider. Vi har en inneboende vilja till att samarbeta. Därför kan vi uppfatta det som att vi sätter vår existens på spel när vi säger nej till en annan människa. Vi riskerar att hamna utanför gruppen.
– I stunden vill vi göra andra glada och då är det lätt att säga ja utan att tänka efter. För att kunna säga nej är det viktigt att få lite tid och utrymme. Gå till den logiska delen av hjärnan och tänk efter: Är det här verkligen rätt uppgift för mig att lägga min tid på? Har jag råd med detta just nu? För att arbeta hållbart måste vi kunna prioritera, säger Petra Brask. Hon driver Tidspodden med Lena Lid Falkman och är föreläsare och flitigt anlitad expert inom tid och effektivitet.
– Vi kollegor curlar varandra upplever jag ibland. Det är lättare att fråga någon än att lära sig själv. Genom att inte alltid vara tillgänglig och säga ja direkt skapar vi en självlärande organisation. Börja att säga att ”jag kan visa det, men jag kan först i eftermiddag”. Då lär sig kollegorna till slut att det går fortare att lära sig själva än att vänta på att dig, säger hon.
Det finns många risker med att inte kunna säga nej. Dels kan du bli en bromskloss som andra får vänta på och dels hindrar du kanske en kollegas potentiella utveckling om den hade fått ta uppgiften istället för dig. Det kan även vara svårt att upptäcka brister i organisationen som döljs av att du tar hand om för mycket. Ännu viktigare är att du sviker dig själv. Det känns inget bra att säga ja när man egentligen vill säga nej. Det kan leda till sämre humör och innebära en risk för att du blir en passiv-aggressiv tryckkokare som till slut tar ut din frustration på andra. Svårigheter med att säga nej kan i värsta fall leda till utbrändhet.
Tydliga prioriteringar
Psykologifabriken är ett konsultnätverk av psykologer som jobbar med arbetsrelaterad hälsa och välmående. Där hittar vi Gustav Nilsson som är psykolog och metodansvarig. Han ser flera fördelar med att våga säga nej både på individ- och gruppnivå. Om du kan säga nej är det en signal till dina kollegor att du prioriterar vilket gör det enklare för dem i sin tur att prioritera. Det är viktigt att kunna fokusera sina insatser till där de gör mest nytta.
– Att säga nej innebär ju att man säger ja till något annat. Det handlar om att inse att arbetstid är en ändlig resurs. På arbetsplatsen kan man gärna ha en levande diskussion om hur vi gör som grupp för att göra det lättare att säga och få ett nej. Det handlar om att ha tydliga mål och identifiera vilka aktiviteter och ansvarsområden som vi tror leder till ett effektivare arbetssätt, säger han.
Det här håller Petra Brask med om. Hon menar att genom att sätta uppgiften i relation till sitt ansvarsområde vet man när det är på sin plats att säga nej. Men om det nu är ens ansvarsområde uppgiften gäller då?
– Ett förslag är att ta på dig mindre delar av uppgiften så får andra vara med och dra lasset ihop med dig. Händer det ofta att du får för mycket på ditt bord är det dags att prata med sin chef och få hjälp med att tydliggöra förväntningarna. Ta reda på vad du förväntas klara av på den tid du har, säger Petra Brask.
Ibland bygger vi upp mycket problematik inombords kring att säga nej. Vi fastnar i hur obehagligt det kommer att kännas, hur besviken vi gör den andra personen. Rädslan för att säga nej får lätt för stora proportioner.
– Vi människor är förlustaversiva. Det innebär att vi hellre undviker förluster än söker vinster. Det tar sig uttryck genom att vi överskattar risker och negativa följder samtidigt som vi undervärderar möjligheter. Det bidrar till att det är svårt att säga nej, säger Gustav Nilsson.
Sammanfattningsvis behöver det inte vara en stor grej att säga nej. Så vad sägs? Dags att säga nej oftare och få ett hållbarare arbetsliv? Här nedanför hittar du Gustav Nilssons och Petra Brasks bästa tips!
7 tips om att säga nej
- Tänk att du inte säger nej till människan som frågar utan till uppgiften som du ombeds göra.
- Fall inte i bråttomfällan! Det är ofta att man får känslan att det måste tas beslut precis i sekunden. I själva verket är det sällan som saker är både bråttom och viktiga. Ge dig själv utrymme att tänka, be att få stämma av med din kalender.
- Tydliga mål gör det lättare att motivera för sitt nej både sig själv. Lär dig uttrycka för dig själv och det du prioriterar högre och varför, i relation till gruppens mål. ”Jag väljer att inte uppdatera presentationen för då kan jag lägga mer tid på att höra av mig till mina kunder.”
- Se upp med smicker. Kommentarer som ”Du är ju så bra på det här” gör det extra svårt för oss att tacka nej. Tacka ja till en uppgift av rätt skäl som exempelvis att den hör till ditt ansvarsområde.
- Om det känns oöverstigligt svårt att säga nej kan du öva på lätta saker. När någon frågar om du vil ha kaffe till exempel. Du kommer att märka att det inte är så farligt, du överlever. Öva även att säga nej till människor som du vet tar det bra och som du känner dig trygg med.
- Det skapar respekt att säga nej på ett oproblematiskt och bra sätt. Säg nej i samma ton som när du ber någon att räcka en smöret. Trassla inte in dig i för långa förklaringar om varför. Det kan öppna för att kollegan eller chefen tror att det går att förhandla om ditt nej.
- Kom ihåg att ditt nej innebär att du säger ja till något annat!